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▷ Comment optimiser ses journées grâce au Time Blocking ?

Mis à jour le 17/08/2021 | Publié le 04/04/2021 | Productivité

Comment utiliser le Time blocking ?

Vous vous dispersez à longueur de journée ? Vous n’arrivez pas à entrer en profondeur dans vos projets et les résultats ne sont pas à la hauteur de vos attentes ? 

Vous planifiez peut-être déjà vos journées, mais bien souvent, vous prenez à la légère cette planification et vous n’allouez jamais suffisamment de temps à vos tâches les plus importantes… 

Vos projets se décalent de semaine en semaine et au bout du compte, le résultat n’est pas celui attendu.

Il existe une solution : Le Time blocking ! 

Il s’agit d’une des pratiques les plus utiles pour gérer son temps correctement et surtout pour accomplir ses tâches en profondeur. 

Cette pratique est d’autant plus utile de nos jours. Nous sommes en effet envahies par des urgences qui surviennent de partout, par des notifications à n’en plus finir et surtout par un manque de cadre qui nous permet d’avancer sereinement dans ses projets. 

Si vous êtes entrepreneur, la problématique est encore pire… Vous avez 1000 choses à faire dans la journée et rien n’avance comme vous le souhaitez… Vous ressentez peut-être un sentiment anxiogène en fin de journée ? Vous êtes totalement à plat à force d’avoir donné de votre attention sur tous les fronts. 

Votre journée ressemble sans doute à ça : 

En réalité, vous devriez plutôt travailler complètement sur la tâche A pour la terminer et enchaîner la suite de votre journée. 

Si vous êtes dans ce cas, le Time blocking va devenir votre meilleur allié ! 

Le Time blocking est une méthode très efficace qui consiste à vous bloquer du temps.

Dans cet article, je vais vous présenter le Time Blocking et vous guider, étape par étape, dans l’application de cette technique bien plus puissante qu’il n’y parait.

En quoi cela consiste le Time Blocking ? 

Le technique du Time Blocking, que l’on traduira par « blocage du temps » consiste comme son nom l’indique à se bloquer du temps. De ce fait, le but est de se bloquer des créneaux dans votre agenda où vous allez travailler sur une tâche ou un projet particulier de façon ininterrompue.

Cela permet de bien séquencer vos journées et surtout de figer un temps par activité sans se laisser déranger par un e-mail, une notification ou toutes autres distractions.

Par exemple, vous pourriez vous bloquer 2 heures le matin de 8:00 à 10:00 pour travailler sur la tâche la plus importante pour votre business. Comme j’ai déjà souvent pu en parler dans d’autres articles, il est bien plus efficace de débuter ses journées avec les tâches les plus importantes. 

Le but en utilisant cette méthode est de séquencer vos journées par bloc de temps figés. Ces différents blocs vous permettent d’avancer sur toutes vos tâches. Vous devez prendre cette technique comme une façon d’avoir des œillères durant les blocs de temps fixés dans votre journée. 

Vous pouvez faire votre Time blocking en début de journée lorsque vous planifiez ce sur quoi vous allez travailler.

Mieux encore, vous pouvez planifier vos blocs de temps la veille, lorsque vous terminez votre journée de travail. Ainsi, vous pouvez commencer la nouvelle journée et vous atteler directement à votre première tâche.

Personnellement, j’aime bien planifier mes blocs de temps le dimanche soir pour la semaine à venir et ajuster le planning la veille pour le lendemain. 

Là, vous devez sans doute vous dire :

Ce n’est pas possible mon planning change tous les jours ! Voire toutes les heures … On va y venir 😊

“Une semaine de 40:00 organisée en blocs de temps, permet de produire la même quantité de travail qu’une semaine de 60:00 sans structure.” Cal Newport

Les bénéfices de pratiquer le Time Blocking

Les bénéfices de pratiquer le Time blocking sont multiples !

1) Une meilleure concentration 

Le fais de se bloquer du temps pour vos différentes tâches va améliorer radicalement votre concentration.

Pour chaque bloc de temps que vous planifiez, vous pourrez utiliser divers techniques de concentration. Un très bon exemple de technique de concentration est le Deep work qui est excellent pour entrer profondément dans ses tâches.

👉 Retrouvez mon article sur le Deep work.

2) Une meilleure efficacité

 

Planifier à l’avance vos tâches par bloc de temps va vous permettre d’augmenter votre efficacité.

En effet, vous allez pouvoir enchainer d’une traite vos tâches sans avoir besoin de la reprendre à un autre moment. Autrement dit, vous n’allez plus interrompre une tâche en plein travail. Grâce au Time Blocking, quand vous débuterez une tâche, vous ne l’arrêterez pas tant qu’elle ne sera pas terminée. 

Rester concentré pendant de longues périodes sur une seule tâche repose sur une des lois de la gestion du temps.

Il s’agit de la loi de Carlson qui définit la chose suivante : 

« Un travail réalisé en continu prend mois de temps d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois » – Sune Carslon

3) Un meilleur contrôle de son temps

 

Travailler avec la méthode du time blocking va vous permettre d’organiser votre temps.

En effet, cette méthode permet d’avoir une vue d’ensemble sur vos journées et semaines à venir.

Vous allez pouvoir :

– Ajuster au mieux la répartition de votre temps
– Améliorer votre équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle

4) Une simplification du quotidien

 

Planifier des blocs de temps pour vos tâches vous permet de simplifier vos tâches.

En effet, séquencer ses tâches par bloc de temps à l’avance vous aidera à libérer votre charge mentale.

Ainsi, vous allez également réduire votre niveau de stress. Chaque matin, vous saurez exactement sur quoi vous allez travailler. Et encore mieux, vous saurez quelle tâche ou projet sera achevée dans la journée ou la semaine.

5) Une réduction de la procrastination 

Le fait de savoir exactement ce que vous avez à faire et à quel moment permet de limiter la procrastination.

Avec votre planning bien établi, vous allez passer à l’action bien plus facilement. Vous n’aurez plus le temps de réfléchir aux tâches que vous devez effectuer puisque vous avez déjà un planning devant vos yeux !

Dans cette situation, il ne vous suffit plus qu’à le suivre ! N’est-ce pas génial ? 🙂

6) Permet de passer de l’intention à l’action

 

La plupart des personnes utilisent leur calendrier pour les événements importants et urgents, comme les réunions ou les rendez-vous.

Il s’agit généralement de situations où vous vous êtes engagé envers quelqu’un d’autre à vous présenter à une heure précise et à lui accorder votre attention. Le fait de vous bloquer du temps pour vos activités et tâches vous permets de vous engager envers vous-même.

Vous vous promettez d’arriver à 10 heures du matin et de travailler sur la tâche X. Cet engagement personnel vous aide à transformer une bonne intention (les tâches figurant sur votre liste de tâches) en un plan d’action (un engagement sur le moment où vous allez effectuer le travail).

Comment mettre en application le Time blocking ?

Avant de vous expliquer comment mettre en pratique le time blocking  je vous conseille d’utiliser un agenda électronique de type google agenda ou autre. 

Pourquoi ? Simplement parce que cela vous permet d’avoir une vue globale sur votre planning et de l’ajuster à tout moment selon les différentes contraintes que vous pouvez rencontrer.

1) Connaître vos priorités 

Le point de départ pour appliquer le time blocking est de bien connaître vos priorités et vos tâches. Pour cela, je vous conseille de faire un brainstorming le dimanche ou en début de semaine afin de connaître toutes les tâches que vous avez à réaliser dans votre semaine. 

Vous allez sans doute vous retrouver avec une liste interminable de tâche et bon nombre de ces dernières ne sont peut-être pas urgent ou dont l’échéance est lointaine.

Choisissez de préférence les tâches les plus importantes et qui sont dans votre top priorité. À savoir, celles qui vont vous faire avancer sur le plus essentiel.

Pensez à la Loi de Pareto pour définir vos priorités : 20% de vos tâches représentent 80% de vos résultats.

Essayez de limiter votre emploi du temps quotidien à 3-5 tâches prioritaires par jour.

Ces priorités peuvent être des tâches récurrentes auxquelles vous vous attaquez tous les jours, comme répondre à des e-mails importants ou traiter des appels de clients.

Il peut aussi s’agir de tâches auxquelles vous vous attaquez de temps à autre, comme la gestion d’un travail administratif urgent ou la réalisation de recherches pour votre nouveau projet.

Dans tous les cas, veillez à mettre en évidence ces tâches prioritaires et inévitables dans votre liste de tâches. Vous pouvez même ajouter des estimations de temps pour chaque tâche, afin de faciliter l’étape suivante.

Une fois que vous avez sélectionné vos priorités et compilé une liste complète de choses à faire pour votre semaine, il est temps de définir des blocs de temps précis et de les marquer dans votre calendrier.

2) Créer des blocs de temps fixes

L’objectif de cette étape est de définir : 

  • Positionner tous les événements fixes que vous avez dans votre emploi du temps 

Positionner les événements fixes

Vous avez sans doute des événements fixe dans votre emploi du temps et vous ne pouvez pas y déroger. 

Exemple : vous avez peut-être vos enfants à récupérer tous les jours, des réunions hebdomadaires planifiées avec plusieurs personnes ou encore vos séances de sports.

Il est important de penser à tous ces éléments et de placer tout ce qui est non négociable dans votre planning. 

Si l’une de vos tâches nécessite un déplacement, n’oubliez pas de prendre en considération le temps de trajet. Cela vous donnera un agenda au plus juste de la réalité 🚘.

3) Ajouter des blocs de temps prioritaires 

Une fois votre planning fixe en place, vous allez pouvoir positionner vos blocs de temps prioritaires.

Prenez votre liste de tâches et placez-les dans votre agenda avec la durée associée à chaque tâche.

Le but est de fixer un délai qui soit assez long pour finir votre tâche, mais qui ne soit pas trop long pour ne pas trainer en longueur une tâche qui n’en demande pas autant.

Ne placez pas de blocs trop longs.

En effet, il est recommandé de ne pas dépasser les 90 minutes de concentration d’une traite.

Tenez compte de votre historique et vos retours d’expérience sur la durée de vos tâches afin d’être au plus juste sur la durée de ces dernières. 

N’oubliez pas de prendre en compte votre rythme circadiens qui est votre horloge biologique.

Vous avez des heures ou vous êtes le plus énergique et vous pouvez vous concentrer sans interruption. Tenez compte de votre rythme pour planifier les tâches les plus importantes et qui nécessitent le plus de ressource à ce moment-là. 

Nous avons facilement tendance à penser pouvoir réaliser une tâche rapidement sans tenir compte des aléas et de notre niveau d’énergie. Nous n’avons pas la même énergie le matin à 8 heures et après le repas à 13 h 30 😀

Vous allez vous retrouver avec un planning qui devrait commencer à ressembler à cela : 

4) Ajouter des blocs de temps secondaires 

Vous avez maintenant mis en place tous vos blocs de temps prioritaire ! Bravo 🎉

Maintenant, vous pouvez positionner des blocs de temps pour tout ce qui est moins important. 

Par moins important, j’entends par exemple la gestion des emails, préparer des réunions ou des compte rendu. 

Dans une journée de travail, vous pouvez placer les tâches secondaires après les tâches prioritaires. Cela vous permettra de combler le temps restant à la fin d’une journée par exemple. 

5) Ajouter des blocs de temps pour gérer les imprévus 

Et oui … Dans une journée, il y aura toujours des urgences et des imprévus qui arriveront. Si c’est votre cas, vous pouvez prévoir un bloc d’une heure pour mieux les gérer. Cela vous évitera de délaisser vos tâches prioritaires et de faire monter votre niveau de stress.

Bien sûr, cela reste de la théorie. Une urgence peut facilement prendre plus d’une heure. L’idée est plutôt d’avoir un temps à consacrer à ces urgences et de ne pas déroger sur vos blocs de temps prioritaires.

6) Passez à l’action

 

Comme dans toute méthode, il y a un passage à l’action ! 

Une fois que vous avez votre planning sous les yeux avec tous vos blocs de temps, vous devez “agir” sur vos promesses et suivre votre calendrier.

Commencez donc par votre premier bloc de temps, débutez votre travail à l’heure de début et arrêtez à l’heure de fin. Ensuite, répétez l’opération jusqu’à ce que vous parveniez à la fin du programme de la journée. 

Cela peut sembler être le plus simple du processus du Time blocking. Vous avez établi vos blocs de temps dans votre planning, il ne vous reste plus qu’à les suivre.

Agir en fonction de votre emploi du temps ne deviendra facile et simple qu’une fois que vous aurez déterminé si vos blocs de temps prescrits fonctionnent dans la vie réelle. Une fois le test effectué, c’est là que l’étape de révision entre en jeu.

7) Et si un bloc de temps dure trop longtemps ? 

Si vous mettez plus de temps que prévu pour terminer un bloc de temps, voilà ce que je vous recommande : 

1. Ajustez la durée du bloc que vous venez de terminer pour représenter le temps que la tâche a réellement prise. Ainsi, vous ne ferez plus d’erreur de planification et vous collerez au plus près de la réalité. 

2. Ajustez votre prochain bloc selon le premier. Si vous continuez ainsi jusqu’à la fin de la journée, il se peut que vous n’arriviez pas à terminer tout votre travail. 

Autrement dit, le retard entrainé par la prolongation du premier bloc va engendrer un retard sur les autres blocs programmés. Dans ce cas, vous n’arriverez peut-être pas à effectuer le dernier bloc. Dans ce cas, vous devrez probablement ajuster le plan du lendemain afin d’y intégrer les blocs restant de votre journée.

8) Réviser le planning et faire le bilan

 

Il est important, à la fin de chaque journée, de faire un bilan de cette dernière. 

  • Est-ce que vous avez réussi à avancer sur toutes vos tâches prioritaires ? 
  • Est-ce que vous devez déplacer des tâches non terminées au lendemain ? 
  • Devez-vous revoir le temps des aléas ? 

C’est également le moment de préparer la journée du lendemain. Qu’est-ce qui va venir ? Êtes-vous prêts à entamer la journée comme vous l’aviez prévue ou est-ce que vous devez repousser certaines choses ?  

Profitez de ce temps et faites un point quotidien pour prendre en compte les aléas et réorganiser vos blocs si nécessaire. Ce temps permet également de vous alléger l’esprit avant de votre vie personnelle. Voyez ce moment comme une transition entre votre vie professionnelle et personnelle. 

Quelques conseils pour devenir un maitre du Time blocking

Ne soyez pas trop micro 

Le time blocking est une méthode redoutable pour planifier vos journées, mais  elle peut vite devenir un vrai calvaire si vous rentrez trop dans les détails de vos tâches. Imaginez si vous deviez commencer à planifier le moindre mail ou le moindre coup de téléphone ? Votre calendrier deviendrait tout simplement ingérable non ? 

Je vous conseille d’éviter la sur-planification, c’est-à-dire de noter toutes les tâches de moins de 10 minutes. A la place, regroupez-les dans un bloc de temps spécifique à toutes les petites tâches. 

Vous pouvez regrouper toutes les petites tâches par exemple : 

– Appeler un fournisseur pour un problème de livraison

– Écrire un email à EDF pour une facture

– Appeler un médecin pour un rendez-vous

Toutes ces petites tâches qui ne sont pas demandeuses en ressources et qui vous prennent moins de 10 minutes vous cassent votre rythme de travail. En faisant cela, vous allez vous économiser beaucoup de temps et surtout préserver vos blocs de temps ou vous êtes focus. 

En effet, même si ce sont des petites tâches qui ne demandent pas trop de ressources, elles sont tout de même importantes pour vous et trainent dans votre tête. Le fait de les regrouper toutes ensemble plus tard dans votre après midi va vous libérer de cette charge mentale et vous allez pouvoir avancer sereinement dans vos journées. 

Un café ou thé pour son time blocking ? 

Il est primordial de prendre des pauses n’est-ce pas ? 

Des études montrent que l’esprit ne peut pas se concentrer sur une tâche en une seule fois pendant plus de 90 minutes. Vous ne devriez donc pas étudier plus longtemps sans faire de pause.

Prenez donc 5 minutes au moins et 20 minutes au plus pour faire une pause. 

Que faire durant ma pause ? 

  • Prenez-vous une collation
  • Buvez un café ou un thé ☕️
  • Sortez et faites une petite promenade
  • Entamez une conversation avec un collègue 
  • Regardez une vidéo inspirante ou de divertissement sur YouTube 
  • Écoutez deux, trois musiques

Gardez un petit battement entre chaque bloc de travail pour vous accorder une pause. Il est important de déconnecter un minimum entre deux blocs de temps pour éviter de garder en tête les éléments du bloc précédent.

Utilisez la technique du POMODORO dans vos blocs de temps 

L’esprit humain fonctionne par cycle de 90 minutes et, selon le célèbre principe de Pomodoro, votre journée de travail devrait être divisée en 25 minutes de travail et 5 minutes de pause.

Comment se servir de ces informations ?

Comme je vous le disais précédemment, vous ne devriez jamais définir plus de 90 minutes pour un bloc de temps – la science montre que vous ne pouvez pas vous concentrer sur une activité sans pause pendant plus d’une heure et demie de manière qualitative.

La technique de gestion du temps Pomodoro insiste pour que vous fassiez des pauses fréquentes d’au moins 5 minutes après chaque session de travail.

Si vous trouvez que les 90 minutes non-stop de travail sont trop longues, vous pouvez choisir à la place 25 minutes pour vos blocs de temps.

Ce temps est suffisamment long pour que vous puissiez vous concentrer pleinement sur quelque chose, mais suffisamment court pour que vous ne vous fatiguiez pas.

À vous de voir combien de temps il vous faut pour plonger pleinement dans vos activités et adapter le temps de chaque bloc de temps en fonction de ces dernières. 

Ajoutez des couleurs à vos blocs de temps 

Pour reconnaître d’un coup d’œil les catégories d’activités que vous avez au programme, je vous recommande d’utiliser un code couleur par bloc de temps. 

Vous pouvez par exemple utiliser une couleur spécifique pour des projets, une autre pour vos tâches personnelles et ainsi de suite. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble sur les tâches que vous avez à réaliser dans votre journée ou semaine. 

J’espère que cet article vous aura convaincu d’essayer la méthode du Time blocking pour organiser vos journées. 

Vous avez toutes les clés pour mettre cette méthode en application dès aujourd’hui donc à vous de jouer !

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